Wie richte ich die automatische Bestätigung über den Schulbesuch ein?

Hinweis: Alle Bediensteten, Erziehungsberechtigten und Schüler/innen können die Funktion verwenden. Die Konfiguration kann aber nur von berechtigten Personen vorgenommen werden. Dazu zählen: Schulleitungen, Bildungsportal-Admins, Personen mit der delegierten Rolle "Formulare". Mehr zur Vergabe von Berechtigungen erfahren Sie unter " Wie Sie Ihrem Team Rollen zuweisen ".

Konfiguration der automatischen Bestätigung über den Schulbesuch

Die automatische Bestätigung über den Schulbesuch wird über das Formularverzeichnis des Bildungsportals verlinkt. Dieses Formular wird zentral vom BMB verwaltet und allen Schulen automatisch angezeigt. Sie finden das Formular am Dashboard im Widget-Areal Persönlicher Bereich.

Im Widget Formulare finden Sie zumindest die Bestätigung über den Schulbesuch. In diesem Widget werden alle für Sie relevanten Formulare verlinkt - unabhängig davon, ob sie von der Zentralstelle, den Bildungsdirektionen oder Ihrer Schule hochgeladen wurden. Wie Sie eigene Formulare für Ihre Organisation hochladen können, erfahren Sie unter Formulare im Bildungsportal .

Klicken Sie auf den Link Bestätigung über den Schulbesuch.

Das Formularverzeichnis zeigt bei Aufruf eines Formulars eine Übersichtsseite mit der Bezeichnung und einem Text. Klicken Sie auf den Link Öffne Webformular.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen für dieses Dokument anpassen.

Nun sehen Sie das Formular, welches unmittelbar zur Erstellung einer Bestätigung über den Schulbesuch verwendet werden kann. Sofern Sie an mehreren Schulen über eine geeignete Rolle verfügen, können Sie unter "Aussteller" die gewünschte Schule auswählen. Außerdem können Sie optional im Textfeld "Zur Vorlage bei" angeben, ob die Bestätigung über den Schulbesuch zur Vorlage an einer bestimmten Stelle (bspw. Behörde) ausgestellt werden soll.

Als Bedienstete/r einer Schule können Sie für alle Schüler/innen eine Bestätigung über den Schulbesuch auslösen. Daher sehen Sie eine Auswahl mit allen Schüler/innen. Erziehungsberechtigte können aus ihren eigenen Kindern wählen, Schüler/innen generieren die Bestätigung über den Schulbesuch nur für sich selbst.

Um das Formular abschicken zu können muss die Kontrollbox über die Richtigkeit der Angaben ausgewählt sein.

Hinweis: Wenn Sie die Kontrollbox "Vorschau" auswählen wird ein PDF generiert ohne es zu signieren. So können Sie testen, ob Ihre Einstellungen zum gewünschten Ergebnis führen.

Konfiguration der Bestätigung über den Schulbesuch

Grundsätzlich gibt es zwei Abschnitte mit Einstellungen. Die "Bereichseinstellungen" regeln jene Einstellungen, die an der Schule für alle Dokumente gelten (für den Fall, dass weitere Dokumente zukünftig bereitgestellt werden). Unter "Spezifische Einstellungen" legen Sie das Verhalten der Bestätigung über den Schulbesuch fest.

Unter Bereichseinstellungen können Sie den Briefkopf für Ihre Schule anpassen. Die Adressdaten Ihrer Schule kommen direkt aus Schulen Online, etwaige Änderungen mit Ausnahme der Schulbezeichnung müssen daher dort erfolgen.

Hinweis: Den Namen der Schule können Sie direkt im Bildungsportal anpassen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Informationen zu "Basisdaten" .

Im Bereich "Spezifische Einstellungen" legen Sie fest, wie die Ausstellung von Bestätigung über den Schulbesuch an Ihrer Schule geregelt werden soll. Sie haben folgende Auswahloptionen:

Automatisch signieren und im Urkundenarchiv hinterlegen
Mit dieser Auswahl wird eine Bestätigung über den Schulbesuch automatisch signiert und im persönlichen Urkundenarchiv zum Download bereitgestellt. Natürlich sehen auch Sie im Amtssignaturservice Ihrer Schule alle erstellten Dokumente und können diese im Nachhinein überprüfen.

Für die elektronische Unterschrift durch die Schule vorlegen
Mit dieser Option werden die Bestätigungen über den Schulbesuch generiert und im Amtssignaturservice der Schule zur Genehmigung vorgelegt. Alle zur Genehmigung berechtigten Personen der Schule erhalten eine Pushnachricht über offene Signaturen (einmalig bis zum nächsten Login am Bildungsportal). Sie können pro Dokument entscheiden, ob Sie die Freigabe freigeben oder nicht. Nach einer Freigabe erhalten die Schüler/innen das signierte Dokument wie bei der automatischen Variante im persönlichen Urkundenarchiv.

Direkt ohne elektronische Unterschrift herunterladen
In diesem Fall wird lediglich ein Vordruck für eine Bestätigung über den Schulbesuch erstellt. Dieses Dokument kann selber ausgedruckt und herkömmlich mit Rundsiegel und Unterschrift gültig gemacht werden. Daher können Sie in diesem Fall angeben, ob links oder rechts neben dem Rundsiegel ein bestimmter Name aufgedruckt werden soll. Diese Variante stellt damit ein "Opt-Out" von der automatischen Bestätigung über den Schulbesuch dar.

Bestätigungen über den Schulbesuch herunterladen

Schüler/innen können die Bestätigung über den Schulbesuch am Dashboard unter dem Widget "Persönliches Archiv" herunterladen. Erziehungsberechtigte sehen ebenfalls das "Persönliche Archiv" ihrer Kinder.

Als Schule haben Sie im Widget "Amtssignierte Dokumente & Zustellungen" in "Alle Dokumente" die Möglichkeit, alle generierten Bestätigung über den Schulbesuch (mit elektronischer Signatur) zu sehen.